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電子帳簿保存法改正後、メール本文の保存方法を具体的に解説

税理士中村太郎

まいど!西新宿の税理士 中村です!

今回は電子帳簿保存法改正後のメール保存方法について。

日々の業務で使用するメール。時にメールそのものが電子取引にあたる場合がございます。

そんな時どのように保存するのか、是非ご確認下さい。

電子取引の保存要件が変わる

紙保存ができなくなる

令和4年から施行されている改正電子帳簿保存法では、電子取引によって授受した取引情報を、データで保存することが義務付けられています。

それまでは、出力して紙保存することも同法の保存要件を満たすという扱いだったのですが、これが廃止されました。

メールは保存取引にあたる場合がある

電子取引とは、データで「取引情報」を授受することをいい、この「取引情報」とは、「取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項」をいいます。

このことから、下記のようなメールの送受信をするとき、取引情報にあたる部分があれば、データ保存が必要になります。

  • 請求書等のデータが添付されたメールを送受信した場合…添付された請求書等のデータ
  • メール本文に取引情報に該当する内容がある場合…そのメール本文

本格適用は令和6年から

経過措置として、令和5年12月31日までに行う電子取引であれば、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしておくことでも良いとされています。

したがって、令和6年1月以降の本格適用の開始前に、電子取引の「真実性の要件」「可視性の要件」を満たすシステムを、社内で整備する必要があります。

電子取引の「真実性の要件」「可視性の要件」

電子取引にあたるメールを適正に保存するには、「真実性の要件」と「可視性の要件」の両方を満たすことが必要です。

(出典)国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/08.htm

真実性の要件

真実性の要件では、上記の①~④のうち、いずれか1つの改ざん防止措置を講じる必要があります。

メールの場合は、①、②、④の措置が選択肢になると考えられます。

①は、送信者側でタイムスタンプの付与が行われているケースです。

②は①のタイムスタンプがなく、受領者側でタイムスタンプの付与を行うケースになります。

「速やかに」とは「おおむね7営業日」、「その業務の処理にかかる通常の期間を経過した後、速やかに」ついては、タイムスタンプの業務サイクルに関する規程がある場合のルールで、「最長2か月+7営業日」を意味します。

今回の改正で、改正前の「遅滞なく」から、スキャナ保存のタイムスタンプの期間と統一されました。

④の事務処理規定は、この中では比較的取り組みやすい条件といえるでしょう。

国税庁の一問一答でサンプルが公開されており、ダウンロードもできるようになっています。

可視性の要件

可視性の要件は、原則、上記に表示されている要件をすべて満たす必要があります。

一番下の「検索機能」とは、下記の3つを実行できる機能をいいます。

  1. 取引年月日、取引先、取引金額から検索できる
  2. 日付または金額の範囲指定によって検索できる
  3. 二つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できる

ただし、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合、②と③は不要です。

また、前々事業年度の売上高が1,000万円以下の小規模な事業者であれば、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合、検索要件はすべて不要となります。

メール保存の具体例

メールで電子取引を行う場合、厄介なのは可視性の要件です。

国税庁の一問一答や追加問答集によると、以下のような方法で保存すれば、可視性の要件を満たすとしています。

(参考)国税庁:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/4-3.htm

請求書がメールに添付されてきました。どのように保存したらよいでしょうか。

上記のような場合、保存方法は下記の3つがございます。

方法1:メールそのものを自社システムに保存する

請求書等が添付されたメールそのものや、添付された請求書等のデータを、サーバなど自社で使用しているシステムに保存する方法です。

可視性の要件にある検索機能等を備えたシステムであることが前提となります。

方法2:検索要件を満たすファイル名を付ける

方法1のようなシステムがない場合は、添付されたデータのPDFなどのファイル名に、取引年月日、取引先、取引金額をつける方法も認められます。(例:2022年3月1日に株式会社ナカムラから受領した110,000円の請求書→ファイル名「20220301_㈱ナカムラ_110,000」で保存)

これを「取引先」や「各月」などに分けた任意のフォルダに格納します。

方法3:索引簿を作成する

保存するデータに連番を付し、それを別作成の索引簿で管理する方法です。

索引簿は、事業年度ごとに、連番、日付、取引先、金額等の項目をエクセル等で作成し、フィルタ検索で、該当するデータの番号を割り出せるようにするということでしょう。

国税庁の一問一答に、サンプルとダウンロード用のデータがあるので、参考にしてください。

メール本文に請求金額等が記載されています。どのように保存すればよいでしょうか。

上記のような場合、保存方法は下記の2つがございます。

方法1:電子メールそのものを自社システムに保存する

こちらは添付データの保存方法1と同様になります。

前項を確認下さい。

方法2:メールの内容をPDF等にエクスポートして保存する

令和3年11月に追加された「お問合せの多いご質問」(追加問答集)によると、メールの内容をPDF等にエクスポートし、検索機能等を備えた上で保存することも認められています。

国税庁:電子帳簿保存法Q&A(一問一答)お問合せの多いご質問(令和3年11月)

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/4-3.htm

メール保存の際の注意点

訂正・削除の記録が残るシステムや、逆に訂正・削除ができないシステムのクラウドサービスを利用している場合には問題ありません。

留意すべきはクラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードし、これを保存するシステムを利用する場合です。

上記のような場合、該当のデータに一定のタイムスタンプが付与など、一定の事務処理規程に基づく適切なデータ管理が求められます。

加えて、これらデータは検索可能な状態での保存が求められますのでご注意ください。

まとめ

電子帳簿保存法の改正により、電子取引をした場合、その請求書等証憑書類の紙媒体での資料保管が認められなくなります。

加えてただ電子保存するだけでなく、「真実性の要件」並びに「可視性の要件」を満たした上での保存義務付けられます。

これら要件がどういったものなのか、要件を満たすために必要な手段をきちんと理解する必要があります。

令和5年12月31日までの経過措置期間を利用し、きちんと準備していきましょう。

税理士中村太郎

いかがでしたでしょうか?

今や事業を営む上でメールは欠かすことは出来ません。

電子帳簿として保存が必要となったとき、焦ることなく対応する為にも、今から準備することが大切になります。

経過措置期間をうまく利用し、しっかり対策していきましょう。