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電子帳簿保存法における契約書の保存方法や電子化するメリットとは?

税理士 中村太郎

まいど!税理士の中村です!

今回は【電子帳簿保存法】にフォーカスを当てていきましょう。

契約書の保存方法や、電子化するメリットはなんなのか。

一緒に確認していきましょう!

電子帳簿保存法における電子データや契約書の保存要件

電子帳簿保存法とは、法人や個人事業主が税法において保存を義務付けられる帳簿や書類を、データで保存するための要件を定めた法律です。

契約書もまた、保存しなければならない書類の一つに該当し、電子帳簿保存法の要件を満たせば、データで保存することができるようになります。

保存要件は、保存する帳簿や書類の状況に応じて、電子帳簿等保存スキャナ保存電子取引データの保存の3つに分かれます。

電子帳簿等保存における保存要件

パソコンで作成した帳簿や契約書などの書類を、元データで保存するための要件です。

スキャナ保存における保存要件

紙で発行・受領した契約書などの書類を、スキャナで読み取ってデータ保存するための要件です。

電子取引データの保存要件

電子取引(メール、ECサイト上の取引など)において授受した契約書などの書類のデータを、データのまま保存するための要件です。

作成した契約書のデータをメールで送受信する場合や、電子契約サービスなどを介して交わす電子契約書は、主にこの保存要件の規制を受けることになります。

この記事のメインも、電子取引でやり取りをする契約書です。

なお、電子取引において授受した書類は、現在、データのまま保存することが義務付けられています。(詳しくは後述)

契約書を電子化するメリットとは?

契約書を電子化する方法には、パソコンで作成した契約書をメール等で送信したり、クラウドサービスなどによって行われる電子契約サービスを利用する方法が考えられます。

契約書を電子化し、電子帳簿保存法によってデータで保存することには、以下のメリットがあります。

書類保管スペースの削減

契約書を電子化すれば、紙のような保管場所が要りません。

クラウドサービス上に保管すれば、事業所における地震や火災などの被害から守ることもできます。

ペーパーレス化の促進

新型コロナウイルス感染症の影響、働き方改革に伴う意識の変化、環境保全への関心の高まりなどから、業務のデジタル化・効率化・ペーパーレス化が進んでいます。

契約書を電子化することは、これらの社会的な目的達成に貢献する取り組みといえます。

印紙税の節約

契約書の電子化には、節税効果もあります。

書面の契約書であれば、契約内容によっては印紙税の課税対象になりますので、そこに高額な収入印紙を購入して貼り付けなければなりません。

しかし、データの契約書であれば、印紙税はかかりませんので、収入印紙の代金分の節税になります。

電子帳簿保存法 改正後における電子契約書の保管方法

それでは、最新の法改正(※)を踏まえて、これから電子契約書を企業が保存する際にしなければならなことを見ていきましょう。

(※)令和3年度税制改正(令和4年1月1日~)の内容を執筆しています。

ディスプレイやプリンタ等の備え付け

データで保存した契約書は、税務調査など必要な時に肉眼で見ることができるようにしなければなりません。

そのため、保存した電子契約書を出力できるディスプレイやプリンタ等の機器、そしてこれらの操作マニュアルを、事務所等に備えるけることが必要になります。

システム概要書の備え付け

電子契約書を保存するコンピュータのシステム概要書などを、ディスプレイ等と同様に備え付けておく必要があります。

オンラインマニュアルやオンラインヘルプ機能などで同様の内容が確認できるのであれば、書面で備え付けていなくても構いません。(前項のディスプレイ等に速やかに出力できることが求められます)

検索機能の確保

保存した電子契約書は、下記のA~Cの項目・条件で絞り込み検索ができる状態で保存する必要があります。

A:取引年月日、取引金額、取引先

B:日付または金額の範囲指定

C:2つ以上の任意の記録項目の組み合わせ

ただし、税務職員からのダウンロードの求めに応じることができる場合、BとCは不要です。

ちなみに、ここまでの要件を「可視性の要件」といいます。

(出典)国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/08.htm

タイムスタンプなど真実性の要件の充足

上記の可視性の要件に加えて、データの改ざん防止のために、「真実性の要件」を満たさなければなりません。

「真実性の要件」は、以下のいずれか一つを満たせばOKです。

必ずしもタイムスタンプ機能は必要ありません。

(出典)国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/08.htm

一定期間中の保管

税法上、保存しなければならない帳簿や書類には、保存期間が定められています。

電子帳簿保存法によってデータ保存をする場合も、基本的に、本来の期間と同じ年数にわたって、データを保存する義務があります。

詳しくはこちらの記事で解説しております!是非ご一読ください!

紙出力による代替保存の廃止

電子取引において授受したデータを、紙に出力して保存することも可とする代替措置が廃止され、令和4年以降は、データのまま保存することが義務付けられています。

ただし、企業の対応準備のための期間を考慮して、令和5年末までは、紙保存も事実上は認められます。

本格的な運用は、令和6年からです。

まとめ

契約書を電子化する場合の保存要件などを解説しました。

契約書の具体的な保存方法には、電子契約のクラウドサービス上に保存する方法、自社のシステム(サーバー等)に契約書のデータをダウンロードして保存するといった方法が考えられます。

いずれの保存方法にしても、上記の要件を満たすかどうかを、契約ごとに判断する必要があります。

税理士 中村太郎

いかがでしょうか。

現在は代替措置が取られておりますが、いずれ電子保存を余儀なくされます。

税法をよく理解し、正しく対応していきましょう!