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電子帳簿保存法の保存期間と保存方法について解説

税理士 中村太郎

まいど!税理士の中村です。

今回は電子帳簿保存法の保存期間と保存方法について解説していきます。

令和4年1月1日から適用開始となる本法について、一緒に確認してきましょう!

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、法人や個人事業主が、法人税法や所得税法によって紙保存を義務付けられている帳簿や書類を、コンピュータを使用して作成した帳簿や書類の電磁的記録(データ)の保存でも代用できることを定めた特例です。

電子帳簿保存法で何が変わるのか?

電子帳簿保存法を適用すれば、コンピュータで作成した帳簿や決算書などの書類をデータで保存したり、紙で授受する書類をスキャナで読み取ったデータを保存したりすることで、税法の保存要件を満たすことができます。

うまく活用することによって、保存の効率化や作業人員の削減、保存場所を減らすことができます。

令和4年1月以降の改正点

電子帳簿保存法は、原則的には、企業が任意で活用するものです。

しかし、直近の改正である令和3年度税制改正(令和4年1月1日から適用開始)において、電子取引で授受したデータの紙保存ができなくなったことなどから、今では多くの企業に関係する法律になっています。

令和3年度税制改正の内容については、こちらの記事をご覧ください。

申請方法は?

令和3年度税制改正により、令和4年1月1日以降に保存を開始する法人や個人事業主については、電子帳簿保存を開始するにあたっての承認申請が不要になりました。

ただし、「優良な帳簿」の保存に関し、税制改正で新設された過少申告加算税の軽減措置の適用を受けたい場合は、適用を受けようとする国税の法定申告期限までに、税務署への届け出が必要になります。

また、紙で授受した過去の重要書類(契約書、納品書、請求書、領収書など)のスキャナ保存を始めたい場合も、税務署に届け出をする必要があります。

電子帳簿保存法における保存期間

電子帳簿保存法によってデータで保存する場合も、税法と同じ期間中、保存を続ける必要があります。

帳簿書類・電子データの保存期間は7年

電子データを含めた帳簿書類の保存期間は、法人(法人税)の場合、確定申告書の提出期限の翌日から7年です。

これに対し、個人事業主(所得税)の場合は、帳簿や書類の種類によって7年と5年に分かれます。7年の保存が必要になる帳簿書類の範囲は、青色申告者であるかどうか、青色申告者であれば前々年分の所得が300万円を超えるかどうかで異なります。

欠損金の繰越控除を受ける場合、保存期間は最長10年

法人の場合、平成30年4月1日以降に開始する事業年度のうち、青色申告書を提出した事業年度に欠損金が生じた場合は、その後10年にわたって、所得から欠損金の額を差し引くことができます。

これを「欠損金の繰越控除」といい、適用する青色申告法人は、欠損金が生じた事業年度分の帳簿書類を10年保存する必要があります。

スキャンした後の紙の書類の取り扱い

令和4年1月1日以降に紙で授受した書類をスキャナ保存する場合、スキャナで読み取った後の紙は、記録事項に不鮮明な部分がないか、折れ曲がりがないかなどを確認すれば、即時に破棄することができます。

ただし、入力期間を過ぎている場合や、備え付けているプリンタの最大出力より大きい書類を読み取った場合は、電子帳簿保存の要件を満たさないため、原則どおり紙保存も必要になります。

帳簿書類の保存方法について

コンピュータで作成した電子データによる保存方法

コンピュータで作成した帳簿や書類(例:会計ソフトで作成した帳簿や決算書、PCで作成した棚卸表など)は、そのままデータ保存することもできますし、マイクロフィルムで保存することも認められます。

ただし、保存の際には、電子帳簿保存法における保存要件を満たさなければなりません。

保存要件は、令和3年度税制改正において大きく緩和されましたが、緩和される前の厳格な要件で保存する企業は、過少申告加算税の軽減措置の適用を税務署に届け出ることができます。

スキャナ保存の方法

紙で授受した書類のスキャナ保存については、スキャンした画像データを保存します。

スキャナ保存についても、保存要件を満たさなければならず、たとえば、解像度や色調を一定以上満たすことや、一定期間内に入力やタイムスタンプの付与を行う必要があります。

なお、令和4年1月1日以後にスキャナ保存する書類については、データの訂正や削除ができないシステムや、訂正や削除をした内容を後から確認できるシステムに保存するなど一定の要件を満たす場合、タイムスタンプの付与要件に代えることができるようになりました。

タイムスタンプを不要とするための要件は、こちらの記事で解説しています。

電子取引により授受したデータの保存

注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などの書類を、取引相手と電子メールで送受信したり、取引先のインターネットサイトなどからダウンロードしたりする場合は、原則、授受したオリジナルのデータを、真実性・可視性の要件を満たす方法で保存する必要があります。

しかも、令和3年度税制改正によって、紙への出力保存でも可としていた従来の措置が廃止され、データによる保存が義務化されました。

本格的な運用は、令和6年1月1日からになります。

したがって、現在、電子メールやWebサイトで授受した書類を紙に出力して保存している法人や個人事業主は、令和6年を迎えるまでに、取り急ぎこちらの対応を進める必要があります。

まとめ

電子帳簿保存法を活用するには、データで作成している帳簿書類や、取引先との間で授受する書類の流れを整理し、それぞれの保存要件を確認した上で、社内ルールを作る必要があります。

これから、システムを新しく開発したり購入したりする場合は、顧問税理士への相談のほか、税務署の要件適合性の相談窓口の活用や、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会の認証の有無などを確認する方法もご検討ください。

(参考)国税庁:要件適合性に関する事前相談窓口

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/10.htm

税理士 中村太郎

いかがでしたでしょうか?

既に適用が開始されている電子帳簿保存法。

今一度、自社の帳簿保存方法を確認し、適切な対応がなされているか確認しましょう。

ABOUT US

新宿の税理士「中村太郎」
税理士業界経験20年超。過去、300社を超える会社、さまざまな業種・企業の税務・財務・融資・補助金申請などの業務を経験してきました。その経験と、士業はサービス業であるという精神から、ご満足頂けるご提案やサービス提供が可能であると自負しております。貴社の真のビジネスパートナー、経営者の方の「右腕」として弊社をご活用下さい。